Overleg met de manager

Praten en samenwerken met de bestuurder

De cliëntenraad werkt samen met de bestuurder van de zorginstelling. In de Wet  medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (Wmcz 2018) staan algemene regels.

De wet zegt dat over een aantal onderwerpen onderlinge afspraken gemaakt moeten worden. De afspraken worden door de cliëntenraad en de bestuurder samen gemaakt. De cliëntenraad en de bestuurder schrijven de afspraken op in de medezeggenschapsregeling.

De medezeggenschapsregeling

In de medezeggenschapsregeling worden in elk geval afspraken gemaakt over:

De samenstelling van de cliëntenraad.

  • Hoeveel leden telt de cliëntenraad?
  • Hoe worden leden benoemd en ontslagen?
  • Wie kunnen er lid worden?
  • Hoe lang blijft is iemand lid?

De bevoegdheden en het vroegtijdig betrekken van de cliëntenraad.

  • Hoe wordt de cliëntenraad betrokken bij de voorbereiding van een besluit over:
  1. Het wijzigen van de doelstelling of grondslag van de instelling
  2. Een fusie of duurzame samenwerking met een andere instelling.
  3. Het overdragen van de zeggenschap van de zorg.
  4. Grote verbouwingen, nieuwbouw of verhuizing van de instelling waar cliënten langdurig verblijven.
  5. Het kiezen van een nieuwe leidinggevende voor zorgmedewerkers.
  • Als er meerdere cliëntenraden zijn:
    Wat zijn de afspraken over de bevoegdheden. Welke taken en bevoegdheden krijgt de cliëntenraad?
  • Welke extra bevoegdheden krijgt de cliëntenraad? Het gaat om bevoegdheden die niet in de wet staan. Bijvoorbeeld: Dat de cliëntenraad ook instemmingsrecht heeft over het aannemen van een nieuwe bestuurder. Of dat raad meer invloed heeft op de samenstelling van de Raad van Toezicht. De cliëntenraad mag bijvoorbeeld twee bindende voordrachten doen voor de Raad van Toezicht.

Begrijpelijke informatie

  • Hoe ontvangt de cliëntenraad begrijpelijke informatie van de instelling? Het gaat om de informatie die de cliëntenraad nodig heeft voor het vervullen van de taken.
 ​​​​​
Samenwerkafspraken
Naast deze verplichte afspraken is het handig om extra afspraken op te schrijven in de medezeggenschapsregeling. Deze extra afspraken gaan over de samenwerking tussen de raad en de bestuurder of manager. Dat kan bijvoorbeeld in een aparte bijlage over “Samenwerkafspraken”. Hierin schrijven de bestuurder en de cliëntenraad op hoe ze willen samenwerken.
 

Stappenplan opstellen samenwerkafspraken

 
  • De cliëntenraad en bestuurder schrijven allebei op hoe ze willen samenwerken.
  • Ze bespreken met elkaar alle wensen. Soms is dat makkelijk en zijn ze het snel met elkaar eens. Maar soms is het moeilijker. En willen de cliëntenraad en de bestuurder bepaalde dingen ieder op een andere manier regelen. Dan moeten ze onderhandelen. De clientenraad krijgt op een paar punten zijn zin, de bestuurder op andere punten. Het gaat er om dat iedereen uiteindelijk toch tevreden is.
  • Als de cliëntenraad en de bestuurders het eens zijn, hebben ze overeenstemming. De afspraken worden opgeschreven in de medezeggenschapsregeling.

De samenwerkafspraken kunnen worden veranderd. Bestuurder en cliëntenraad mogen allebei zeggen als ze iets willen veranderen. Dan begint het overleg opnieuw.

Het is verstandig om regelmatig te bekijken of de afspraken nog goed werken. Of dat het beter is om iets te veranderen. Doe dat bijvoorbeeld een keer per jaar.

Waarover zijn extra afspraken nodig?

1. Afspraken over overleg

  • Hoe vaak vergaderen (overleggen) de cliëntenraad en de bestuurder samen?
  • Hoe wordt de agenda bepaald? In de agenda staat wat er wordt besproken.
  • Wie is de voorzitter tijdens het overleg?
  • Wie notuleert het overleg?

Meestal hebben de raad en de bestuurder iedere maand of zes weken een overlegvergadering. Op een vast tijdstip. Welk tijdstip dat is, hoeft niet in de overeenkomst te staan.

2. Afspraken over informatie
Het is handig om extra afspraken te maken over informatie naast de vraag: Hoe krijgt de cliëntenraad begrijpelijke informatie? Extra vragen zijn bijvoorbeeld:

  • Welke informatie krijgt de cliëntenraad precies?
  • En wanneer krijgt de cliëntenraad de nodige informatie? Bijvoorbeeld: de cliëntenraad krijgt uiterlijk een week na de vergadering van de bestuurders het verslag van die vergadering.

3. Afspraken over advies geven en instemmen

  • Hoeveel tijd krijgt de raad om een advies of instemming voor te bereiden?
  • Wat doet de bestuurder als hij een advies van de raad niet wil overnemen?
  • Wat doen de bestuurder en de raad als de raad niet wil instemmen?

4. Afspraken over de middelen
In de wet staat dat de cliëntenraad recht heeft op genoeg middelen om het werk te kunnen doen. In de samenwerkafspraken staat wat er precies is afgesproken:

  • Hoeveel geld de raad krijgt?
  • Voor welke voorzieningen zorgt de zorginstelling? Zoals: vergaderruimte, website, gebruik van het kopieerapparaat.