Werkplan maken

Er komt veel werk op de cliëntenraad af. De directie komt met vragen, de achterban komt met vragen en u bedenkt zelf als raad ook van alles. Voor u het weet, heeft u een hele lijst met onderwerpen waaraan u wilt werken. Een werkplan is een hulpmiddel om het werk goed in te delen. In het werkplan staat welke activiteiten de raad het komende jaar wil ondernemen.

De activiteiten kunnen per soort bij elkaar worden gezet. Daarvoor kan bijvoorbeeld de indeling worden gebruikt uit het begin van dit hoofdstuk:

Het adviseren van de bestuurder of manager
Over welke onderwerpen gaat de directie advies vragen en over welke onderwerpen wil de raad ongevraagd advies uitbrengen?

Het versterken van de cliëntenraad
Bijvoorbeeld: de raad wil door het uitbrengen van vier informatiebulletins het contact met de achterban versterken. Verder gaat de raad een training ‘effectief onderhandelen’ volgen.

Het onderhouden van contact met de cliënten
Bijvoorbeeld: de raad zal twee thema-avonden en een algemene vragenavond houden.

Een werkplan geeft overzicht. U dwingt uzelf als raad om duidelijke werkdoelen te kiezen. In het dagelijks leven bent u vaak druk bezig met van alles en nog wat, en neemt u niet echt de tijd om daarover na te denken. Door een werkplan moet de raad dat minstens een keer per jaar wél doen. U moet u afvragen wat u meer of minder belangrijk vindt, waar u meer of minder tijd aan wilt besteden en wanneer u dat wilt doen. Daarover  moet u met elkaar van gedachten wisselen en tot afspraken komen. Dat geeft duidelijkheid: voor de raad zelf, voor medecliënten, voor bestuurder en manager, medewerkers en raad van toezicht en raad van toezicht. Iedereen weet wat de plannen zijn. Tijdens het jaar heeft u als raad houvast aan het werkplan. U krijgt minder snel het idee dat u van alles moet aanpakken wat er op uw weg komt.

Na afloop van het jaar kunt u het werkplan gebruiken om te evalueren: wat hebben we gedaan en zijn we daarover tevreden? Dat geeft inzicht in wat er goed is gegaan en wat er volgend jaar anders zou kunnen. Misschien blijkt bijvoorbeeld dat u veel te grote plannen heeft gehad en nu bescheidener plannen moet maken.

Het werkplan maken

Stap 1
Bespreek welke werkzaamheden er in het werkplan zouden kunnen komen. U gaat dus eerst eens kijken welke mogelijkheden er zijn. Het is handig om ook de notulen van het afgelopen jaar door te lezen. Misschien doet u daar ideeën uit op. U kunt uzelf een aantal vragen stellen:

  • Met welke werkzaamheden uit het vorige jaar willen we doorgaan?
  • Welke werkzaamheden willen we niet meer doen? Wat gaan we anders aanpakken?
  • Met welke belangrijke gebeurtenissen moeten we het komende jaar rekening houden? Wat zou dat voor ons aan werk met zich kunnen meebrengen?
  • Over welke onderwerpen gaat de manager naar verwachting advies vragen? Vraag dat alvast aan de manager.
  • Over welke onderwerpen willen we zelf adviseren?
  • Welke activiteiten willen we voor onze achterban organiseren?
  • Wat kan er aan de cliëntenraad verbeteren en hoe kunnen we dat doen?

Stap 2
Kies welke werkzaamheden in het werkplan komen te staan. Meestal is het niet mogelijk om alles te doen wat u zou willen doen. Dan is het nodig om een eerste keuze te maken.

Bepaal voor iedere werkzaamheid hoeveel tijd die ongeveer gaat kosten. Werkzaamheden waarvan duidelijk is dat ze te veel tijd kosten, kunnen meteen afvallen. Of misschien kan het werk helemaal of gedeeltelijk worden uitbesteed? Als duidelijk is wat u wilt doen, is het een kwestie van plannen: hoeveel tijd hebben we en hoe gaan we die tijd besteden?

Om daarover te beslissen kunt u uzelf weer vragen stellen, zoals:

  • Welke werkzaamheden vinden we het belangrijkst en welke werkzaamheden vinden we minder belangrijk? Is er een bepaald thema dat we extra aandacht willen geven?
  • Wie heeft er zin om bepaalde werkzaamheden te doen? U kunt als raad een werkzaamheid wel belangrijk vinden, maar als niemand er tijd in wil stoppen houdt het toch op. Het is goed om rekening te houden met de voorkeuren van de raadsleden. Enthousiasme houdt de raad draaiend.
  • Hoeveel tijd willen we aan het raadswerk besteden? Op de eerste plaats moet worden bekeken hoeveel tijd kan worden besteed aan vergaderingen, met alles wat daarbij komt kijken (voorbereiden, een verslag maken). Is bijvoorbeeld een keer per maand vergaderen het maximum, of kan vaker worden vergaderd? Op de tweede plaats moet worden bekeken hoeveel tijd kan worden besteed aan anderewerkzaamheden, zoals het voorbereiden van een advies of het organiseren van een thema-avond.
  • Hoeveel tijd willen we vol plannen en hoeveel tijd willen we vrijhouden voor onvoorziene werkzaamheden? In een werkplan moet voldoende tijd overblijven voor onverwachte werkzaamheden. Want dat zijn er meestal heel wat.

Stap 3
De werkzaamheden worden uitgewerkt. Alle gekozen activiteiten worden kort beschreven. Bij iedere activiteit moet staan:

  • Het doel van de activiteit: wat willen we ermee bereiken?
  • De inhoud van de activiteit: wat willen we doen?
  • Voor wie de activiteit bedoeld is: wie willen we ermee bereiken?
  • Hoe dringend de activiteit is: moet het in ieder geval doorgaan of kan het ook wachten?
  • Wie de activiteit gaat uitvoeren en wanneer.
  • Hoeveel tijd en geld de activiteit kost.

Het is niet handig om met een grote groep allerlei details te bepraten. Dat kost ook veel tijd. Beter is het als een kleinere werkgroep de werkzaamheden uitwerkt.

TIP
Ga voor uzelf na welke taken u het komende jaar zou willen doen. Als de taken dan verdeeld worden, weet u beter wat u zou kunnen doen. Denkt u hier niet over na, dan kan het gebeuren dat u taken krijgt toebedeeld die u helemaal niet wilt doen. Of een taak die u eigenlijk graag had willen doen, gaat naar een ander.

Bij het verdelen van taken moet altijd rekening worden gehouden met de mogelijkheden van de verschillende raadsleden. Hoeveel tijd hebben ze, wat kunnen ze, wat willen ze? Dit kunt u bespreken in de raad.

Stap 4
Maak een jaarplanning. Hoe worden de werkzaamheden over het jaar verdeeld? Sommige bezigheden zijn aan een tijdstip gebonden, bijvoorbeeld als de manager advies vraagt. Voor andere bezigheden kunt u zelf een tijdstip kiezen. Daarbij moet u rekening houden met de mogelijkheden van de raadsleden die erbij betrokken zijn: wanneer hebben zij meer tijd en wanneer minder? Ook deze planning kan het beste door een werkgroep worden voorbereid.

Stap 5
Het voorlopige werkplan wordt besproken in de cliëntenraad. Alle raadsleden moeten ruim de tijd hebben om het activiteitenoverzicht en jaarplanning te lezen. Als dat gebeurd is, kan erover gepraat worden. Zijn de beschrijvingen duidelijk en kloppen ze? Is de jaarplanning goed? Is het allemaal haalbaar of moeten er nog werkzaamheden afvallen? Na de bespreking wordt de tekst aangepast en weer aan de raadsleden gegeven.

Stap 6
Als de cliëntenraad tevreden is, kan het werkplan worden vastgesteld. Het is belangrijk dat alle raadsleden ermee instemmen: dan wil iedereen er ook echt aan meewerken.

Stap 7
Zorg dat iedereen het werkplan van de raad kan lezen.